Ansökningstiden för bidrag/understöd är 15.03-15.04 varje år. Ansökningar som lämnas in utanför ansökningstiden behandlas inte.
Utbetalning av eventuella bidrag sker så fort alla ansökningar har behandlats, senast inom juni månad.
Ansökningarna behandlas och eventuella bidrag beviljas av stiftelsens styrelse.
- Understöd kan ges åt föreningar och andra sammanslutningar för kultur, idrott och annan samhällelig och allmännyttig verksamhet primärt i Raseborg, Hangö och Ingå.
- Stiftelsen prioriterar understöd för aktiv framåtdrivande, utvecklande verksamhet framom till exempel understöd för reparationer av byggnader eller för utgivning av historiker.
- Stiftelsen stöder i regel inte organisationer vars uppgift är att i sitt namn bevilja eller rikta understöd vidare till annan organisation som bedriver den aktiva verksamheten
- Understöd beviljas som utgångspunkt inte till enskilda personer.
- Understöd ges inte för politisk och facklig verksamhet, inte heller för verksamhet som kommunen eller staten har en lagstadgad skyldighet att ordna.
- Alla ansökningar bör göras skriftligen genom att fylla i det elektroniska ansökningsformuläret och genom att ladda upp bilagor.
NB 1: Ansökningar tas endast emot via det elektroniska ansökningsformuläret.
NB 2: Formuläret aktiveras den 15.03 och inaktiveras den 15.04.
Instruktioner
Allmänt
Vi använder oss av det digitala ansökningssystemet Desky. Ansökningar inlämnade via e-post eller till pappers beaktas inte. Däremot kan man alltid ställa frågor och göra kompletteringar via e-post eller telefon till stiftelsens VD.
En förening kan enbart lämna in en ansökan, även om användningsändamålen är flera. Det går bra att specificera de olika ändamålen i samma ansökan jämte projektvisa budgetar.
Välj kategori
För att underlätta uppföljningen har vi skapat följande ansökningskategorier. Ifall ansökan gäller fler än en kategori ber vi föreningen välja den kategori som bidrag i första hand sökes ifrån:
- TBD
- TBD
- …
Hur görs ansökan
Klicka på knappen ”Lämna in en ny ansökan / Redigera en ansökan” ovan och du förflyttas till ansökningsprogrammet och kan direkt påbörja ansökan. Vid behov kan du byta språk i ansökningsprogrammet.
För att underlätta ansökningsprocessen behöver du inte logga in eller identifiera dig. I ansökningsportalen kan du navigera framåt och bakåt och komplettera informationen ledigt.
Ansökningstid
Ansökan är årligen öppen under tiden 15.03 – 15.04. Ansökan kan redigeras efter att ansökningstiden gått ut, dock senast den 10.10. Samtliga ansökningar som inkommit under ansökningstiden behandlas efter att ansökningstiden gått ut. Styrelsen strävar att alla ansökningar behandlats inom juni månad. Alla meddelas utfallet personligen per epost efter att alla ansökningar har behandlats.
Kontaktpersoner
Frågor angående ansökningsförfarandet eller tekniska problem kan skickas per epost till ansokningar@sesb.fi
Beskrivning
I ansökan finns två rutor där projektet beskrivs, ansökans ändamål och beskrivning. Ansökans ändamål skall vara kort och koncist formulerat. Då bidrag beviljas kan stiftelsen publicera ansökans ändamål så att allmänheten vet till vilket ändamål bidrag beviljats.
I den längre beskrivningen motiverar föreningen fritt sin ansökan som en projektbeskrivning jämte budget. Den här beskrivningen går enbart till styrelsens behandling och ingen del av den är offentlig. Ifall projektbeskrivningen är mera omfattande kan föreningen bifoga en skild projektbeskrivning med budget som bilaga.
Det är bra att på förhand fundera hur man vill formulera beskrivningen, ju bättre ansökan är desto lättare har styrelsen att ta ställning till dem.
Ifall föreningen har flera projekt som det ansöks om bidrag för görs det på en och samma ansökan och summorna ska i så fall specificeras och vid om det är fråga om mer omfattande projekt ska projekten ha egna budgetar och projektbeskrivningar.
Bilagor
För att kunna behandla er ansökan behöver vi alltid åtminstone följande bilagor:
- Senaste verksamhetsberättelse
- Bokslut för senaste räkenskapsperiod
- Registerutdrag
- Verksamhetsplan och budget för innevarande räkenskapsperiod
- Finansieringsplan
- Övriga (relevanta) bilagor
Bilagan kan högst vara 5MB. Ifall den är större ber vi er sända den till oss i ett skilt e-post meddelande. Man kan högst bifoga 10 bilagor. Behöver ni flera bilagor ber vi er sända de resterande bilagorna som e-post till VD.
Ifall bidraget inte gäller tydliga projekt, dvs det är fråga om allmänt verksamhetsbidrag ber vi dessutom bifoga en verksamhetsplan. Det går utmärkt att bifoga andra dokument som stöder ansökan.
Bilagorna sparas helst som pdf-filer, men ansökningsprogrammet kan även behandla andra filformat. Namnge bilagorna entydigt i ansökningsprogrammet.Orsaken till att vi behöver så många bilagor är att stiftelsernas verksamhet är strikt reglerad. T.ex. från föreningsregisterutdraget kan vi bedöma eventuella jävsituationer. De andra bilagorna ger en helhetsbild över föreningens ekonomiska situation och verksamhet samt vilken inverkan ett bidrag har på verksamheten.
Inlämnande av ansökan
När all behövlig information är ifylld skickas ansökan till oss i det sista skedet. Kom ihåg att kruxa i rutan där man intygar att uppgifterna är korrekta, innan ni sänder ansökan, annars kommer den inte fram.
Föreningens ansvarspersoner får en bekräftelse per e-post på att ansökan inskickats. Obs, som avsändare står det Desky. Hela Sparbanksstiftelsens styrelse ser ansökan då den inkommit och kan således bekanta sig med den i god tid före besluten fattas.
Ifall ansökan behöver kompletteras eller redigeras är det möjligt att göra det senast den 15.04 via länken i bekräftelsen. I samma bekräftelse finns även en nyckelkod. Om du går in via våra hemsidor och till ansökan finns det en möjlighet att redigera ansökan. Här behöver du den här nyckelkoden. Spara alltså bekräftelsen. Ifall styrelsen önskar tilläggsinformation ber vi om det per e-post till den första kontaktpersonen i ansökan. Sökande godkänner att stiftelsen förbehåller sig rätten att publicera beviljade understöd.
Kontakta stiftelsen vid behov via e-post info@sesb.fi eller per telefon till VD Kerstin Westerlund, 050-369 7835
Ansökan kan redigeras när som helst under ansökningsperioden. Det går också att göra finjusteringar i ansökan, samt bifoga nya bilagor fram till den 14.04. Alla uppgifter i ansökan kan redigeras.
Ifall en bilaga uppdateras ber vi att filen döps om på er dator innan den bifogas ansökan och att den i beskrivningen får ett annat namn än tidigare bilagor. Dagens cookie inställningar i webbläsaren är så effektiva att de inte fångar upp filer som uppdaterats, de måste alltså döpas om för att webbläsaren ska inse att det fogats ny information.
Ifall er bilaga är över 5MB ber vi er sända den till ombudsmannen per e-post. Man kan högst bifoga 10 bilagor. Behöver ni flera bilagor ber vi er sända de resterande bilagorna som e-post till ombudsmannen.
Efter den 15.04 kan inga redigeringar i ansökan längre göras. Ifall något trots allt behöver ändras, eller om ansökan innehåller felaktig information ber vi er kontakta ombudsmannen så fort som möjligt. Behandlingen av bidragen inleds från och med den 16.04, med den information som styrelsen fått via ansökningssystemet eller skilt per e-post.
Kontakta stiftelsen vid behov via e-post info@sesb.fi eller per telefon till VD Kerstin Westerlund, 050-369 7835
Samtliga ansökningar behandlas av styrelsen från och med den 16.04. Stiftelsen brukar få in mellan 150 och 200 ansökningar varje år jämte bilagor. Sammanlagt handlar det om rejält över 1.000 sidor material att gå igenom. Det tar därför tid att gå igenom alla ansökningar med eftertanke.
Det är styrelsen som fattar beslut om hur bidragen beviljas inom ramen för den budget styrelsen fastställt. Styrelsen är inte skyldig att motivera sina beslut. Besluten fattas inom styrelsen med enkel majoritet. Ifall rösterna faller jämnt avgör ordförandes röst.
Vid behandling tar vi jävsfrågor på största allvar. Styrelsemedlem som är jävig deltar på inget sätt i behandlingen av sådan bidragsansökan. Därför är det viktigt att vi får ett färskt föreningsregisterutdrag. VD deltar också i beslutsmötet, dock utan beslutanderätt eller rösträtt. Ifall någon av dessa eller båda är jäviga i något ärende deltar de inte alls i behandlingen på något sätt.
Man kan räkna med att styrelsen behandlat ansökningarna före utgången av november månad. Då behandlingen är gjord meddelas besluten till samtliga ansökanden skilt för sig via ett e-post meddelande från Desky. Behandlingen kan inte påskyndas.
Då bidrag har beviljats får kontaktpersonerna i ansökan meddelande om detta med avsändare Desky. Ifall bidrag inte beviljats meddelas också detta till kontaktpersonerna i ansökan.
Allmänt om beviljade bidrag
Vissa bidrag betalas genast, vissa betalas mot faktura eller kvitto. Allt beror på projektet som bidraget skall användas till. Mottagaren får instruktioner om hur lyftandet av bidrag sker.
Bidrag skall i regel lyftas inom XX månader från att det beviljades. De flesta bidragen utbetalas kort efter att bidragen beviljats medan ett antal betalas ut senast under kalenderåret efter ansökningsrundan.
Ifall medlen inte använts under XX månader återtas bidraget. Mottagaren meddelas om detta i så fall. I regel kontaktar ombudsmannen mottagaren i god tid för att höra hur projektet framskrider om inget uttag skett. Det är bra om mottagaren håller ombudsmannen ajour med hur längre projekt framskrider, och ombudsmannen informerar sedan styrelsen.
Ifall utbetalningen sker på längre period än XX månader överenskommer mottagaren särskilt om detta med stiftelsens VD.
Bidrag på XXXX€ och över
Mottagaren skall alltid ansöka om att lyfta bidrag. I bekräftelsemeddelandet finns en länk där man begär om utbetalning. VD får inget meddelande om detta, därför är det viktigt att mottagaren dessutom samtidigt kontaktar VD antingen per e-post eller telefon för att överenskomma om utbetalning samt om vilka handlingar som behövs. Utbetalning kan ske i en eller flera rater beroende på projektet.
Kontakta stiftelsen vid behov via e-post info@sesb.fi eller per telefon till VD Kerstin Westerlund, 050-369 7835
Bidrag under XXXX€
Bidraget utbetalas i regel till mottagarens konto inom ett par veckor från att bidraget beviljats. Det är också möjligt att uttagande av bidrag sker mot kvitton eller erhållna fakturor. Mottagaren får information om hur bidraget lyfts i bekräftelsemeddelandet.
Alla erhållna bidrag ska redovisas så att stiftelsen kan följa upp att medlen använts på det sätt som de ansökts för. Ifall projektet inte blir av tar förening kontakt med stiftelsens ombudsman och diskuterar hur vi går vidare, beroende på om bidraget redan utbetalats eller inte.
Hur redovisar man?
Redovisningen görs genom att klicka på ”Redovisa erhållet bidrag här” knappen ovan ifall bidraget beviljades år 2023 eller 2024. Om bidraget beviljats år 2025 eller senare redovisas bidraget med länken i mejlet föreningen fick då besked om erhållet bidrag meddelades. Om denna länk förkommit kan föreningen be om en ny länk av ombudsmannen. Redovisningen består av en kortare fritt formulerad beskrivning av hur projektet gick, samt genom att bifoga relevanta fakturor och kvitton som hänförde sig till projektet. Beroende på projektet kan man även bifoga en budgetuppföljning på projektet.
Om bidraget har beviljats för verksamheten, beskrivs på vilket sätt medlen använts i verksamheten.Förening kan även bifoga bilder mm som stöder redovisningen. I redovisningen har man endast möjlighet att bifoga två bilagor, men behövs det fler bilagor kan man sända dessa som e-post till ombudsmannen. Ombudsmannen begär vid behov kompletterande redovisning.
När redovisar man?
Senast följande år före den XX.YY. Ifall bidraget ännu inte använts då görs redovisningen efter att medlen använts. Ifall bidrag inte använts ännu och man ansöker om nytt bidrag i nästa års ansökningsrunda bör man sätta ett fritt formulerat e-post med lägesbeskrivning till ombudsmannen så att vi har koll på hur bidragen använts eller hur planen ser ut.
Kontakta stiftelsen vid behov via e-post info@sesb.fi eller per telefon till VD Kerstin Westerlund, 050-369 7835